Op naar een papierloze werkplek!

Onderstaande blog werd geschreven door Kees Tazelaar, senior Kennismakelaar bij Pianoo 

De invoering van Domus (het document management systeem) van EZ en de aanstaande verhuizing van onze dienst zijn een goede gelegenheid om eens goed naar al mijn documenten te kijken. Wat moet ik met al die papieren en digitale documenten? Tijd voor een grote schoonmaak! En voor alle schoonmaakacties geldt: weggooien wat je niet nodigt hebt en ordenen wat overblijft. Graag deel ik met jullie hoe ik dat heb aangepakt.

Als eerste de boeken? Waarom zou ik die voor mij zelf houden? Naar de dienstbibliotheek er mee. Vervolgens een grote stapel tijdschriften. Vaak is er maar een enkel artikel interessant. Die heb ik gedigitaliseerd. Tijdschriften van algemeen belang gingen vervolgens naar de bibliotheek, de rest ging de papierbak in. Die twee acties zorgden voor een hele grote reductie in de stapel papier!

Toen waren de documenten aan de beurt. Agenda’s, verslagen en zo? Horen in Domus, dus mijn eigen kopieën kunnen weg. Andere documenten? Had ik meestal de digitale versie nog van, dus al het papier kon weg. Geen digitale versie, maar toch een relevant stuk? Even digitaliseren. Daarmee was ik van al mijn papier af. Geen planken vol papier waar toch niet meer in gekeken werd en geen grote trolley meer, maar slechts een klein documentkarretje. Wat een ruimte opeens!

Hierna was het tijd voor de digitale schoonmaak. Alle documenten die voor anderen relevant kunnen zijn gingen naar onze algemene mappen op Domus. Handig systeem, werkt als Windows Verkenner. Documenten in één keer naar de juiste map slepen en tegelijk wat algemene kenmerken meegeven. Daarna werden één voor één alle documenten automatisch getoond om eventueel wat extra informatie toe te voegen. Werkt reuze handig! Op dezelfde manier verdwenen er een flink aantal documenten naar mijn persoonlijke map als archief.

Nu ben ik wellicht zelf wat gemakkelijker met weggooien dan anderen. Als ik een paar maanden een document niet inkijk ga ik er vanuit dat het niet relevant is. Voor anderen gelden misschien langere termijnen (zeker als de Archiefwet meespeelt).

Domus gebruik ik echter niet voor documenten die ik als naslagwerk gebruik of waar ik op dit moment aan werk. Omdat ik soms thuis werk of in de trein wat wil doen heb, ben ik begonnen met Dropbox. Nog handiger bleek Google Drive, omdat ik toch al inlog op Gmail. Dat werd dus gelijk Google Docs gebruiken. Ik kan nu altijd en overal aan de slag.

Ik heb nu bijna een papier en documentloze werkplek. Er wachten echter nog drie taken.
De eerste zijn de visitekaartjes. In het kader van “kennis is macht, kennissen zijn machtiger” moet ik daar nog wat mee. Ik ben er nog niet uit wat. In Outlook? In ons CMS? Op mijn tablet? Ik ben nog op zoek nar een slimme oplossing.

De volgende stap is het leeg maken van mijn mailbox. Voor documentbijlagen ga ik de voorgaande stappen herhalen. Mails met relevante conversaties kunnen ook in Domus opgeslagen worden, dus dat ruimt lekker op. De rest verdwijnt in de digitale shredder. Daarmee is ook mijn mailbox helemaal leeg.
Als laatste mijn aantekeningen. Die blijf ik voorlopig braaf in een schriftje schrijven. Ik type namelijk te langzaam, en heb dan geen aandacht meer voor de spreker.

Nieuwe documenten zijn nu makkelijker bij te houden. Ik print niets meer, maar lees ze op mijn tablet. Indien nodig worden ze opgeslagen of anders na gebruik verwijderd. Boeken probeer ik als ebook te krijgen of anders als PDF. Deze actie heb ik thuis ook uitgevoerd. Nu nog bij de ICT afdeling navragen of Outlook ook gekoppeld kan worden aan mijn tablet.

Ik merk nu wel dat ik voorheen erg makkelijk met informatie ben omgegaan. Een voorbeeld: mailtje met documenten: bewaren, documenten openen en opslaan en ook nog eens printen. Drie keer hetzelfde document dus. Verspilling van tijd, opslagcapaciteit en van inkt en papier. Dan vergeet ik nog het terugzoeken en bekijken wat ook alweer de juiste versie was. Zonde!

Met deze schoonmaak voelde ik ook gelijk een stuk energieker. Zou dat te maken met Feng Shui , de oude Chinese leer, van het in harmonie leven met de aarde en van energiestromen in het kantoor?  Feng Shui betekent namelijk ‘wind en water’. Goede Feng Shui kan voor meer voorspoed, een betere gezondheid en persoonlijk succes zorgen. Om goede Feng Shui te bereiken moet je rommel opruimen omdat het de energiestroom blokkeert. Okay, de rommel is opgeruimd, de energie stroomt. Tijd dus voor meer voorspoed, betere gezondheid en succes. Dat wens ik jullie allemaal toe. Aan de schoonmaak dus!

Over Kees Tazelaar
Kees Tazelaar werkt sinds juli 2005 als senior Kennismakelaar bij het Expertisecentrum Aanbesteden PIANOo. Zijn eerste taak was het opzetten van het discussieplatform PIANOo-desk. Sinds 2009 is hij verantwoordelijk voor het thema markt. Goed aanbesteden kan niet zonder een goede kennis van de markt! Resultaten zijn: de vele marktontmoetingen, de handreiking marktkennis, de handreiking marktconsultatie, het beleidskader leerlingenvervoer en de brochure 'Goed inkopen, een schone zaak'.

Kees Tazelaar is actief op Twitter (@CaseyTaz) en schrijft regelmatig een blog (www.inkooppracht.blogspot.nl). Deze blog schreef hij eerder voor het netwerk Ambtenaar2.0