Duurzamer werken in de praktijk: Microsoft, BeDoSay

Bedrijven die duurzamer willen werken lopen al snel tegen de vraag aan hoe ze dit beleid moeten vormgeven en hoe het personeel betrokken moet worden bij dit proces. In dit praktijkvoorbeeld Microsoft Nederland

In de afgelopen jaren onderzocht Microsoft Nederland in samenwerking met de Erasmus Universiteit de resultaten van hun beleid op dit gebied. Uiteraard is duurzaamheid bij Microsoft Nederland sterk gekoppeld aan het Het Nieuwe Werken (HNW). Iets wat in de kantoren van Microsoft ook volop wordt toegepast.

Meerdere sporenbeleid
Microsoft Nederland kiest bij de verduurzaming van haar organisatie voor een beleid over meerdere sporen. In navolging van het moederbedrijf, die als doelstelling heeft in 2012 30% C02 reductie te behalen. Ook wil het bedrijf tegen die tijd een optimaliseringslag over de supply chain leggen. Verder wil het bedrijf de impact van operations verder beperken.

En, last but not least, Microsoft stimuleert dat er meer onderzoek wordt gedaan naar:
- modellen die de impact van klimaatverandering berekenen;
- meer inzicht in stroomverbruik IT;
- wetenschappelijke modellen.

Sabinne Hess

Maar goed, hoe zit dat nu in de praktijk? Hoe bindt Microsoft Nederland haar personeel aan haar inspanningen?

Keuze en verantwoordelijkheid
Tot nog toe is het bieden van flexibiliteit en keuzemogelijkheden aan het personeel een belangrijk scoringsfactor voor het succes van het duurzaamheidsprogramma van Microsoft. "Medewerkers moeten zelf een verantwoorde en bewuste keuze maken. Wij faciliteren de mogelijkheden voor hen om dat op een verantwoorde manier te doen', zegt CSR-manager Sabine Hess van Microsoft Nederland. Niets opleggen, maar uitgaan van eigen verantwoordelijkheid is dus het credo. En medewerkers betrekken bij de processen, want dat was een belangrijke les die geleerd was bij de invoering van HNW.

Telkens als een stap in het beleid wordt gezet, wordt dus aan medewerkers gevraagd mee te denken om zo de dialoog open te houden. `Bewustwording over duurzaamheid is niet iets dat je kunt opleggen. Het is een persoonlijk proces waarbij we van extrinsieke naar intrinsieke motivatie hopen te gaan.´

Een voorbeeld van een extrinsieke motivator is bijvoorbeeld een beloning voor het nemen van een auto die minder CO2 uitstoot. Uit de onderzoeken blijkt onder andere dat virtueel vergaderen (1/week) per jaar 100 ton CO2 vermindering oplevert. Het vermijden van filetijden draagt bij aan 50 ton CO2-vermindering (cijfers zijn gebaseerd op basis van 1 uur per week). En ook minder printen helpt: 1 A4 per persoon per dag betekent 2 ton CO2-uitstoot minder per jaar.

Techniek centraal
Het is niet verwonderlijk voor een IT-gigant als Microsoft, maar centraal in de visie van Microsoft staat de technologie, waarbij HNW dus een zeer grote rol speelt. Gebaseerd op de gedacht dat Cloud Computing 30% CO2 kan besparen en uitgaande van groene datacenters wil Microsoft komen tot een Green IT omgeving, waarin HNW met een groene kern wordt toegepast. Alles uiteindelijk resulterend in een paperless office. Om dit te bereiken is een voortdurende monitoring en tussentijdse evaluaties nodig.

BeDoSayVoor Microsoft Nederland betekent het duurzaamheidsprogramma allereerst een focus op CO2 vermindering, intern en extern. Het gebouw, green IT en HNW zijn daarbij focuspunten.

De Carbon footprint van Microsoft is op dit moment 7500 ton per jaar, waarvan maar liefst 42% wordt veroorzaakt door het gebruik van auto's. Vermindering van het CO2 moet lopen over de sporen:
- technologie (reduce & rethink);
- Place (reduce & rethink);
- People (awareness en get people into action).

Personeel wordt op diverse manieren op de hoogte gehouden en bij de programma's betrokken. Verschillende gedragsturende middelen zijn:

- bieden van informatie;
- bieden van inzicht;

- bieden van gemak;
- bieden van beloning;
- bieden van mogelijkheid tot ervaren/delen.

'Het is een mix van zaken die tesamen moet leiden tot meer awareness en inzicht, waardoor de betrokkenheid van het personeel bij verduurzaming wordt verhoogd', zegt Hess.

Events

Verduurzaming wordt zoveel mogelijk meegenomen, ook als er bijvoorbeeld een event wordt gehouden. Zo werden onlangs medewerkers en relaties uitgenodigd voor een ‘recycle coffee’ op het kantoor in Schiphol. Iedereen mocht oude pc’s, laptops en game consoles meenemen, maar ook versleten telefoons of dozen met kabels en muizen. Als dank voor deze donatie ontving men gratis koffie van de Coffee Company en een lot waarmee een Xbox 360-console met Kinect kon worden gewonnen. De apparatuur die het nog doet wordt gedoneerd aan kinderziekenhuizen en de rest wordt gerecycled.'De actie was een groot succes', zegt Marketing Manager Hans van der Meer. 'Al tijdens de inzamelactie werd het materiaal getest, waardoor ook de technische medewerkers ineens betrokken werden bij het duurzaamheidsprogramma.' Zie ook het filmpje hieronder.

En verder?
Sabine Hess: 'Wij geven mensen dus niet alleen informatie over ons beleid, wat onze visie is op dat punt, hoe het linkt naar HNW en hoe dat aangepast kan worden. Ook geven we inzicht in gedrag, bijvoorbeeld door Wist je dat...? En we gebruiken Co2 footprint gadgets en teamsessies. Maar de keuze blijft altijd bij de medewerker. Deze bepaalt of het efficienter is om met de trein te reizen of met de auto. We stimuleren het reizen met de trein via een NS business Card naast de leaseauto en auto's te selecteren op CO2-uitstoot. Ook geven we medewerkers een beloning als zij een kleinere auto kiezen. Maar beloning is iets dat alleen op korte termijn werkt. Het moet echt een keuze zijn van de medewerkers zelf.'

De resultaten tot nu toe?

- 70% van het personeel rijdt buiten de file;

- 50% werkt 2 of meer dagen buiten kantoor;
- Er worden 100.000 kilometers per maand gereden met de trein;

- Andere leasecontracten met lagere uitstoot.

Resultaten CO2 reductie:

- 196 ton minder CO2 in een jaar door virtueel vergaderen (op basis van 1/week virtueel);

- 30 ton minder CO2 door groenere leaseauto's;
- 160 ton CO2 door de trein ipv autokilometers;
- 50 ton CO2 door minder filerijden (op basis van 1 uur/week).


2000elfje bij Microsoft from 2000elfje on Vimeo.